Aby byla digitalizace úspěšná, je potřeba ji mít dobře promyšlenou, připravenou a odkomunikovanou. V praxi vidíme celou řadu digitalizačních projektů, které se nepovedly nebo probíhaly s velými problémy, odporem zaměstnanců, nízkou efektivitou, případně prodražováním.
Na základě zkušeností našich interim manažerů jsme sestavili CHECKLIST, tedy kontrolní seznam úkolů či kroků, který by měl uživatelům pomoci uvědomit si, co je důležité, a na nic nezapomenout v průběhu celého projektu zavádění digitalizace.
5 pravidel úspěšné digitalizace
- Začněte problémem, ne nástrojem
- Nejprve si ujasněte proces
- Ověřte kvalitu dat
- Určete odpovědnost
- Měřte skutečný přínos
CHECKLIST: Jak začít s digitalizací ve firmě
Praktická pomůcka pro majitele a manažery firem
- Zadání a cíl
- - Je jasně definovaný problém, který má digitalizace řešit
- - Je zřejmé, proč se problém řeší právě nyní
- - Je určen vlastník projektu
- - Jsou stanovena měřitelná kritéria úspěchu
- Proces
- - Proces je popsán krok za krokem
- - Byly odstraněny zbytečné nebo duplicitní kroky
- - Proces má jasná pravidla
- - Jsou určeny odpovědnosti za jednotlivé kroky
- Smysluplnost digitalizace
- - Jde o opakovanou činnost
- - Proces je časově nebo administrativně náročný
- - Klíčové kroky lze standardizovat a popsat
- - Proces má dostatečný objem, aby změna měla přínos
- Data
- - Potřebná data existují v digitální podobě
- - Data jsou kvalitní a spolehlivá
- - Je jasné, kde data vznikají a kdo s nimi pracuje
- - Je zřejmé, kdo má k datům přístup a kdo za ně odpovídá
- Připravenost firmy
- - Je určen vlastník změny
- - Je zapojen člověk, který změnu podpoří uvnitř firmy
- - Do přípravy jsou zapojeni lidé, kterých se změna týká
- - Firma pracuje se zpětnou vazbou a připomínkami
- Ekonomika a priorita
- - Je jasné, jaký přínos má změna přinést
- - Existuje alespoň orientační odhad nákladů
- - Projekt má jasnou prioritu
- - Přínos odpovídá potřebné investici a kapacitě
- Výběr nástroje
- - Nástroj se vybírá podle problému, ne podle trendu
- - Zohledňuje objem, složitost, uživatele a dopad
- - Podporuje cílový proces, nekomplikuje jej
- - Lze jej rozumně napojit na stávající systémy a procesy
- Pilotní projekt
- - Začíná se jedním konkrétním procesem
- - Projekt je malý, ohraničený a řiditelný
- - Výsledek lze vyhodnotit v krátkém čase
- - Pilot dává prostor pro úpravy před širším nasazením
- Řízení změny
- - Je srozumitelně komunikováno proč se změna zavádí
- - Lidé vědí, co se změní v jejich práci
- - Je zajištěno zaškolení nebo podpora
- - Firma aktivně sbírá zpětnou vazbu
- Měření výsledků
- - Jsou sledovány milníky, náklady a termíny
- - Měří se časová úspora, chybovost nebo objem práce
- - Vyhodnocuje se dopad na řízení firmy
- - Je jasné, zda pilot splnil očekávání
- Kdy si říct o pomoc
- - Projekt se opakovaně zadrhává
- - Chybí kapacita na řízení změny
- - Ve firmě nejsou potřebné zkušenosti
- - Změna se řeší jen okrajově vedle běžné práce
Jak checklist vyhodnotit
U každého bodu označte:
- Ano = 1 bod
- Částečně = 0,5 bodu
- Ne = 0 bodů
Na konci body sečtěte a vyhodnoťte:
- 80–100 % – můžete přejít k návrhu řešení nebo pilotnímu projektu
- 60–79 % – doporučujeme nejprve doplnit slabší místa
- méně než 60 % – nejprve je vhodné zaměřit se na proces, data a odpovědnosti
Pozor: Bez jasného cíle, vlastníka projektu, popsaného procesu a použitelných dat nedoporučujeme digitalizační projekt spouštět, i když celkové skóre vyjde relativně dobře.
